Personal Trainer Software in Deutschland: Ratgeber 2026

Eine Personal Trainer Software für Deutschland sollte drei Dinge zuverlässig erledigen: PT-Pakete verkaufen und mitzählen, berechnen, was jedem Trainer zusteht, und Ihren Kunden zwischen den Einheiten einen Trainingsplan mit Übungsvideos aufs Handy bringen. Für ein PT-Studio mit zwei bis sechs Trainern in Berlin, Hamburg, München oder Köln ist das wichtiger als ein Ernährungsrechner oder eine lange Liste an App-Funktionen. Dazu kommen zwei deutsche Pflichtthemen: Gesundheitsdaten nach DSGVO und saubere Rechnungen.

PT-Pakete in Excel, Trainingspläne per WhatsApp? Svich GymOS bündelt Pakete, Trainerprovisionen und Trainingspläne mit Übungsvideos an einem Ort. GymOS ansehen.

#Was muss eine Personal Trainer Software können?

Sie muss Kunde, Geld und Trainingsplan in einem Profil zusammenführen. Liegen diese drei Dinge an drei Orten, passiert früher oder später das Übliche: Jemand trainiert mit abgelaufenem Paket, ein Trainer wird für Einheiten bezahlt, die nie verkauft wurden, oder der Plan liegt als PDF in einem Chat, den niemand mehr öffnet.

• Kundenprofile mit Paket, Zahlungen, Anwesenheit, Trainingsplan und Notizen.
• PT-Pakete, die neben normalen Mitgliedschaften verkauft werden und deren Guthaben mit jeder Einheit sinkt.
• Trainerprovisionen, berechnet aus tatsächlich eingegangenen Zahlungen.
• Trainingspläne aus Vorlagen, mit einem Video zu jeder Übung.
• Rollen und Rechte, damit Trainer die Pläne ihrer Kunden sehen, aber nicht den Umsatz des ganzen Studios.
• Erinnerungen vor Paketende und nach verpassten Zahlungen.

Die Studiobranche wächst. Laut den DSSV-Eckdaten 2026 trainierten 2025 in Deutschland 12,36 Millionen Menschen in 9.647 Fitness- und Gesundheitsanlagen, das sind 14,8 % der Bevölkerung. Die durchschnittliche Monatsmitgliedschaft lag bei 48,55 € brutto, in Einzelstudios bei 59,24 €. Mit Personal Training heben sich kleinere Studios oft von Ketten ab.

#Solo-Coaching-App oder Studio-Software: Was brauchen Sie?

Das hängt davon ab, wie viele Trainer Sie haben und ob Ihre Kunden auch eine Mitgliedschaft halten. Eine Online-Coachin braucht andere Werkzeuge als ein Studio mit vier Trainern auf einer Fläche.

Svich GymOS ist für die zweite und dritte Zeile gebaut. Wenn Sie vor allem online coachen und Programme an Kunden in ganz Europa verkaufen, passt eine Coaching-Plattform wahrscheinlich besser.

#Wie verwalten Sie PT-Pakete und Trainerprovisionen?

Verkaufen Sie Pakete mit fester Einheitenzahl und Ablaufdatum, und führen Sie das Guthaben im Kundenprofil, nicht im Notizbuch des Trainers. Ohne Ablaufdatum steht im Herbst jemand mit vier „übrigen“ Einheiten zum Vorjahrespreis vor Ihnen.

Ein Rechenbeispiel für ein PT-Studio in Köln:

Zwei Regeln machen das sauber. Erstens: Provision auf eingegangenes Geld, nicht auf versprochenes. Kommt die zweite Rate zu spät, wartet auch der Trainer. Zweitens: Sprechen Sie das Folgepaket ab etwa Einheit sieben an, nicht nach der letzten Einheit. So entsteht keine Pause, in der die Motivation verloren geht.

In GymOS werden PT-Pakete neben Mitgliedschaften verkauft, mit Ratenzahlung, Pausentagen und Verlängerungen. PT-Einheiten laufen über ein eigenes Modul, und Trainerprovisionen werden aus demselben Zahlungsbuch ausgezahlt, in das auch die Kundenzahlungen gehen. Provisionen und Einnahmen stammen also aus einer Zahlenbasis statt aus zwei Tabellen. Wie Provisionssatz und Zeitpunkt für Ihr Studio eingestellt werden, klären Sie am besten in einer Demo.

#Wie helfen Trainingspläne mit Übungsvideos zwischen den Einheiten?

Mit einem Video zu jeder Übung machen Kunden an ihren Solo-Tagen die richtige Bewegung, statt zu raten oder die Übung auszulassen. Die meisten PT-Kunden sehen ihren Trainer ein- bis zweimal pro Woche und trainieren den Rest der Zeit allein.

In GymOS baut ein Trainer einen Trainingsplan oder eine wiederverwendbare Vorlage aus der Übungsbibliothek mit über 350 Übungsvideos. In einer Wochenleiste von Montag bis Sonntag legen Sie Trainings- und Ruhetage fest und setzen Sätze und Wiederholungen pro Übung. Für einzelne Kunden klonen Sie die Vorlage, ohne das Original zu ändern, und weisen den Plan mit Startdatum zu. Der Kunde öffnet ihn im Mitgliederportal auf dem Handy, mit dem Video zu jeder Übung. Im Mitgliederprofil mit sieben Tabs liegt der Plan im Tab „Workouts“, neben Mitgliedschaft und Zahlungen, und das Konstanz-Raster zeigt, wie regelmäßig jemand trainiert. Zur GymOS-Anleitung für Workouts (Englisch).

Ein Praxistipp: Bauen Sie drei oder vier Grundvorlagen, etwa Ganzkörper für Einsteiger, Oberkörper/Unterkörper an zwei Tagen, Wiedereinstieg nach Pause und Vorbereitung auf ein Event, und passen Sie diese pro Kunde an. Jeden Plan neu zu schreiben, kostet Trainer ihre Abende.

#Was gilt für Gesundheitsdaten nach der DSGVO?

Angaben aus Anamnesebogen, Verletzungshistorie oder ärztlichen Hinweisen sind Gesundheitsdaten und gehören zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO. Ihre Verarbeitung ist grundsätzlich untersagt, außer eine Ausnahme greift; für PT-Studios ist das meist die ausdrückliche Einwilligung des Kunden.

• Erheben Sie nur, was Sie für sicheres Training wirklich brauchen.
• Holen Sie die Einwilligung ausdrücklich und dokumentiert ein (schriftlich oder elektronisch), getrennt von den AGB.
• Begrenzen Sie, wer die Daten sieht. Der Empfang braucht keine Verletzungsnotizen.
• Legen Sie Anamnesebögen nicht in WhatsApp-Gruppen oder im offenen Ordner am Tresen ab.
• Fragen Sie jeden Anbieter nach Speicherort und Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).

GymOS hilft beim Thema Zugriff: Eine Berechtigungsmatrix (Settings → Security & Access) hat Spalten für die Rollen Manager, Trainer, Receptionist und Accountant. So legen Sie fest, ob Trainer Zahlungsdaten sehen oder nur mit Trainingsplänen arbeiten. Zur Transparenz: Svich nennt derzeit keinen Speicherort und keine DSGVO-Zertifizierung. Lassen Sie sich beides vor dem Start schriftlich bestätigen. Das ist keine Rechtsberatung.

#Welche steuerlichen Punkte sollten Sie bei Rechnungen prüfen?

Prüfen Sie vor allem, ob die Software zu Ihrem Umsatzsteuerstatus passt. Viele selbstständige Trainer nutzen die Kleinunternehmerregelung: Seit 2025 gilt sie laut IHK München, wenn der Umsatz im Vorjahr 25.000 € nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 € nicht überschreitet.

• Als Kleinunternehmer brauchen Sie Rechnungen ohne Umsatzsteuerausweis, mit Hinweis auf die Steuerbefreiung.
• Wachsen Sie über die Grenze, müssen Rechnungen ab dann Umsatzsteuer ausweisen.
• Ihre Steuerberatung braucht eine saubere Zahlungsübersicht pro Kunde.

Svich erstellt Rechnungen automatisch und führt ein Zahlungsbuch. Ob die Rechnungsvorlage den Kleinunternehmer-Hinweis oder einen DATEV-Export abdeckt, ist nicht als Funktion aufgeführt. Fragen Sie das in der Demo, und klären Sie Ihren Fall mit Ihrer Steuerberatung.

#Was kostet eine Personal Trainer Software?

Die Preise reichen von unter 20 € bis über 300 € im Monat und hängen meist an der Zahl der Kunden oder Trainer. Laut dem Vergleichsportal personaltrainer-software.de (Stand Oktober 2026, netto):

Svich rechnet in US-Dollar ab, der Euro-Betrag schwankt also mit dem Wechselkurs. Starter kostet US$49 pro Monat (oder US$490 pro Jahr) für bis zu 250 aktive Mitglieder, Growth US$149 pro Monat (oder US$1.490 pro Jahr) mit unbegrenzten Mitgliedern, erweiterten Automationen und eigenen Dashboards. Ein Studio mit vier Trainern zahlt dasselbe wie eines mit einem Trainer. Der Start ist kostenlos, ohne Kreditkarte. Kostenlos starten und ein erstes PT-Paket anlegen.

#Wann ist Svich nicht die richtige Wahl?

Svich passt nicht, wenn Sie vor allem online coachen, SEPA-Lastschrift brauchen oder eine eigene App im Store erwarten.

• Sie coachen hauptsächlich online und verkaufen Programme mit Online-Zahlung. Online-Coaching-Zahlungen sind keine Svich-Funktion.
• Sie ziehen Beiträge per SEPA-Lastschrift ein. Svich erfasst Zahlungen und verschickt Rechnungen; automatischer Einzug ist nicht als Funktion aufgeführt.
• Ihr Team muss in einer deutschsprachigen Oberfläche arbeiten. Fragen Sie in der Demo nach dem aktuellen Stand.
• Sie wollen eine eigene App im App Store oder bei Google Play. Kunden nutzen das Mitgliederportal im Handy-Browser.
• Sie suchen Ernährungsplanung oder KI-generierte Trainingspläne. Beides gehört nicht zu GymOS.

Svich passt eher zu PT-Studios und Fitnessstudios mit PT-Fläche vor Ort, die Pakete, Provisionen, Mitgliedschaften und Trainingspläne in einem System wollen, zu einem Fixpreis pro Studio.

#Checkliste: Fragen an jeden Anbieter

1. Kann ich PT-Pakete und Mitgliedschaften nebeneinander verkaufen, mit Ratenzahlung?
2. Sinkt das Guthaben automatisch, und können Pakete ablaufen?
3. Wie werden Trainerprovisionen berechnet, und aus welchen Zahlungen?
4. Sehen Kunden ihren Trainingsplan mit Übungsvideos auf dem Handy?
5. Kann ich festlegen, was jeder Trainer sieht?
6. Wo liegen die Daten, und gibt es einen AVV?
7. Passen die Rechnungen zur Kleinunternehmerregelung bzw. zur Umsatzsteuer?
8. Kann ich meine Kunden per CSV-Datei übernehmen?

Mehr zu Funktionen lesen Sie im englischen Personal Trainer Software Buyer’s Guide. Für Fitnessstudios im Nachbarland: Fitnessstudio Software in der Schweiz.

#Häufige Fragen

#Welche Personal Trainer Software ist die beste in Deutschland?

Das hängt von Ihrem Modell ab. Online-Coaches fahren meist mit Coaching-Plattformen mit Kunden-App und Online-Zahlung besser. PT-Studios mit mehreren Trainern vor Ort brauchen Software, die Pakete, Provisionen, Mitgliedschaften und Trainingspläne zusammen verwaltet. Testen Sie zwei bis drei Programme mit echten Kunden.

#Was kostet eine Software für Personal Trainer?

Laut personaltrainer-software.de liegen viele Anbieter zwischen unter 20 € und etwa 350 € netto pro Monat, meist gestaffelt nach Kunden oder Trainern (Stand Oktober 2026). Svich kostet pro Studio US$49 oder US$149 pro Monat, unabhängig von der Trainerzahl.

#Ist ein Anamnesebogen ein Gesundheitsdatum nach DSGVO?

Ja. Angaben zu Gesundheit, Verletzungen oder Vorerkrankungen sind besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO. PT-Studios brauchen dafür in der Regel die ausdrückliche Einwilligung und sollten den Zugriff im Team begrenzen.

#Können Kunden ihre Trainingspläne mit Übungsvideos sehen?

In Svich GymOS ja. Trainer bauen Pläne aus einer Bibliothek mit über 350 Übungsvideos und weisen sie Kunden zu, die den Plan im Mitgliederportal mit den Videos öffnen.

#Kann die Software Trainerprovisionen berechnen?

Gute Studio-Software sollte das können. In Svich GymOS werden Trainerprovisionen aus demselben Zahlungsbuch ausgezahlt, in das die Kundenzahlungen und PT-Pakete gehen.

#Jetzt testen oder Demo anfragen

Legen Sie Ihre PT-Pakete, Trainerrollen und eine erste Trainingsvorlage in GymOS an, oder besprechen Sie Ihr Studio zuerst mit uns, inklusive Sprache, Zahlungsarten und Rechnungen.

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Mehr zu GymOS: Automatische Erinnerungen per WhatsApp und Follow-up-Management.