Pilates Studio Software Schweiz: Ratgeber für kleine Studios

Eine Pilates Studio Software für die Schweiz muss vor allem drei Dinge sauber lösen: die Kapazität pro Lektion nach Anzahl Reformer begrenzen, 10er- und 20er-Abos mit Gültigkeitsdauer verkaufen und eine Stornofrist durchsetzen, ohne dass Sie jede Absage einzeln nachrechnen. Dazu kommen Schweizer Fragen, die viele internationale Anbieter überspringen: Bezahlung per TWINT oder QR-Rechnung, die Mehrwertsteuerpflicht bei über CHF 100’000 Jahresumsatz und Quittungen, die Ihre Kundinnen bei der Zusatzversicherung einreichen können.

Reformer-Belegung in Excel, Abos im Kopf und Erinnerungen per Hand? StudioOS von Svich führt Stundenplan, Abos, Buchungsregeln und Erinnerungen an einem Ort, zum Fixpreis pro Studio statt pro Lehrperson. StudioOS ansehen.

#Was muss eine Software für ein Pilatesstudio können?

Wer Reformer-Lektionen buchen lässt, braucht eine Software, die jede Lektion auf die Anzahl Geräte begrenzt, Abos mit Ablaufdatum führt und Absagen nach festen Regeln behandelt. Ein Reformerstudio lebt von wenigen, teuren Plätzen; jeder leere Reformer kostet Sie direkt Geld.

• Kapazität pro Lektion: Sechs Reformer heissen sechs Plätze, auch wenn der Raum mehr hergibt. Mat-Lektionen dürfen grösser sein.
• Abos mit Gültigkeit: ein 10er-Abo für vier Monate, ein 20er für acht, ein Monatsabo mit einer festen Anzahl Lektionen.
• Einführung vor dem Reformer: Neue Kundinnen starten mit einem Intro-Paket, nicht direkt in der Gruppenlektion.
• Stornoregeln: eine klare Frist, ab der eine Lektion als besucht gilt.
• Privat- und Duo-Lektionen neben den Gruppen, mit eigener Kapazität.
• Erinnerungen vor Abo-Ende und nach offenen Zahlungen.

Wie eng die Plätze in der Schweiz sind, zeigt ein Beispiel aus der Praxis: Bei reformclub in Baar ist eine Apparatus-Lektion auf fünf Teilnehmende begrenzt, das 10er-Abo kostet CHF 650.– und gilt vier Monate, ein Drop-in CHF 75.– (Buchungsseite reformclub, abgerufen im Oktober 2026).

#Wie viel Umsatz bringt ein Reformer pro Woche?

Rechnen Sie mit Plätzen pro Woche mal Auslastung mal Durchschnittspreis pro Besuch. Erst diese Zahl zeigt, ob eine zusätzliche Abendlektion oder ein siebter Reformer sich lohnt.

Über 48 Wochen sind das rund CHF 285’000 im Jahr. Steigt die Auslastung nur um zehn Prozentpunkte, etwa durch eine bessere Stornoregel, kommen bei gleichem Preis gut 13 Besuche pro Woche dazu, also knapp CHF 800.– pro Woche. Deshalb lohnt sich die Mühe mit den Buchungsregeln mehr als jede neue Kursidee.

#Welche Abos und Preise passen zu einem Pilatesstudio?

Bewährt sind drei Stufen: ein Intro-Paket für Neue, Mehrfachabos mit Gültigkeit für Stammkundinnen und ein Monatsabo für alle, die zweimal pro Woche kommen. Jede Stufe sollte den Preis pro Lektion senken.

StudioOS kennt drei Preisarten, die Sie in einer Kundenliste mischen können: alles inklusive für die Laufzeit, eine feste Anzahl Lektionen (insgesamt oder monatlich aufgefüllt) und Bezahlung pro Besuch. Ein Punkt, den Sie kennen sollten: Nicht genutzte Lektionen verfallen mit dem Ende des Plans. Wenn Sie vier Monate Gültigkeit versprechen, legen Sie den Plan auf vier Monate an. Mehr zur Preislogik lesen Sie im englischen Beitrag zur Preisgestaltung von Kurspaketen.

#Welche Stornoregel funktioniert für Reformer-Lektionen?

Für Reformer-Lektionen funktioniert eine Frist von 12 bis 24 Stunden: Wer später absagt oder nicht erscheint, verliert die Lektion. Bei fünf oder sechs Plätzen ist eine späte Absage kaum nachzubesetzen.

Mustertext für Ihre Website und die Buchungsbestätigung:

«Sie können bis 12 Stunden vor Beginn kostenlos absagen. Spätere Absagen und Nichterscheinen werden vom Abo abgezogen. Sie können bis zu drei Lektionen gleichzeitig reservieren, bis 30 Tage im Voraus. Privatlektionen können bis 24 Stunden vorher verschoben werden.»

Die ersten vier Regeln entsprechen den Standardeinstellungen von StudioOS: drei offene Buchungen, 30 Tage im Voraus, kostenlose Absage bis 12 Stunden vorher, Nichterscheinen zählt als besucht. Sie legen die Regeln pro Plan fest. Jede Lektion hat ihre eigene Kapazität, und der Wochenplan zeigt Raumüberschneidungen an, bevor Sie eine Lektion anlegen. Weitere Formulierungen finden Sie in unserem englischen Leitfaden zur No-Show-Regel.

#Was gilt in der Schweiz bei MWST, Zahlungen und Quittungen?

Bei über CHF 100’000 Jahresumsatz sind Sie grundsätzlich mehrwertsteuerpflichtig, Kundinnen zahlen gern per TWINT oder QR-Rechnung, und viele brauchen eine Quittung für die Zusatzversicherung. Klären Sie alle drei Punkte, bevor Sie sich für eine Software entscheiden.

• MWST: Unternehmen mit mehr als CHF 100’000 Jahresumsatz müssen grundsätzlich Mehrwertsteuer abrechnen, der Normalsatz beträgt 8,1 % (Helvetia-Ratgeber, abgerufen im Oktober 2026). Das Studio im Rechenbeispiel liegt mit rund CHF 285’000 klar darüber. Ob Ihre Leistungen steuerbar sind, klären Sie mit Ihrer Treuhand.
• Zahlungsarten: Bar, Karte, TWINT und QR-Rechnung sind üblich. Schweizer Buchungssysteme wie SportsNow werben ausdrücklich mit TWINT und QR-Rechnungen (SportsNow).
• Quittungen für die Zusatzversicherung: Kundinnen fragen oft danach. Viele Zusatzversicherungen verlangen, dass die Lehrperson anerkannt ist, etwa über EMR oder ASCA. Prüfen Sie, ob die Quittung Name, Datum, Leistung, Betrag und die Registernummer zeigen kann.

Zur Transparenz: Svich erfasst Zahlungen am Empfang und versendet Rechnungen automatisch. TWINT, QR-Rechnung und automatischer Einzug sind nicht als Funktion aufgeführt; fragen Sie in der Demo danach. Das ist keine Steuerberatung.

#Wie halten Sie Kundinnen, wenn das 10er-Abo ausläuft?

Melden Sie sich, solange auf dem 10er-Abo für Pilates noch zwei Lektionen übrig sind. Wer ein abgelaufenes Abo hat und drei Wochen nicht kommt, hat den Dienstagabend meist schon anders verplant.

Die erste Nachricht bleibt persönlich. Den Rest übernimmt StudioOS mit vorgefertigten Erinnerungen per WhatsApp oder E-Mail: vor Ablauf des Plans, nach einer verpassten Zahlung, zum Geburtstag und nach dem Auslaufen. Filter wie «läuft bald ab», «offener Betrag» und «ist still geworden» zeigen, wen Sie diese Woche anrufen sollten. Kostenlos starten und Erinnerungen einschalten.

#Was kostet eine Pilates Studio Software in der Schweiz?

Die Spanne reicht von Gratis-Tarifen mit Gebühren pro Zahlung bis zu mehreren hundert Franken im Monat für grosse Plattformen. Vergleichen Sie Jahreskosten in CHF, inklusive Zahlungsgebühren, Zusatzmodulen und Datenübernahme.

Svich rechnet pro Studio ab, nicht pro Lehrperson: Drei Instruktorinnen kosten gleich viel wie eine. Jahrespläne kosten US$490 oder US$1’490, ohne Einrichtungsgebühr und ohne Vertrag. Eine Offerte in CHF erhalten Sie in der Demo. Die Preise finden Sie auch auf der Svich-Preisseite.

#Wann ist StudioOS nicht die richtige Wahl für Ihr Pilatesstudio?

StudioOS passt eher nicht, wenn Kundinnen Reformer-Lektionen selbst online buchen und bezahlen sollen oder Abos automatisch per TWINT oder Karte eingezogen werden müssen: Beides ist derzeit nicht als Funktion aufgeführt. Fragen Sie in der Demo nach.

• Online-Selbstbuchung und Warteliste: In StudioOS bucht Ihr Team. Selbstbuchung und Wartelisten sind nicht als Funktion aufgeführt; fragen Sie in der Demo nach dem aktuellen Stand.
• Automatischer Einzug: Svich versendet Rechnungen und erfasst Zahlungen; TWINT-Einzug oder Kartenabos sind nicht als Funktion aufgeführt.
• Deutsche Oberfläche und Schweizer Datenhaltung: Wenn beides zwingend ist, lassen Sie sich den Stand in der Demo schriftlich bestätigen.
• Mehrere Standorte laufen über den individuellen Enterprise-Tarif.

StudioOS passt gut zu inhabergeführten Studios mit Stammkundschaft zu festen Zeiten, in denen Instruktorin oder Empfang die Buchungen eintragen.

#Checkliste: So testen Sie eine Pilates Software in einer Woche

Den CSV-Import finden Sie in StudioOS unter Einstellungen → Daten & Berichte → Importe; StudioOS bietet an, die gefundenen Pläne und Abos anzulegen. Allgemeine Kriterien für Pilates-Software finden Sie im englischen Pilates Studio Software Guide, für Fitnessstudios unseren Beitrag zu Fitnessstudio Software in der Schweiz.

#Häufige Fragen

#Welche Pilates Studio Software ist die beste für die Schweiz?

Das hängt davon ab, wie Ihre Kundinnen buchen und bezahlen. Sollen sie Reformer-Plätze selbst online buchen und per TWINT bezahlen, passen Plattformen mit Online-Buchung wie SportsNow. Trägt Ihr Team die Buchungen ein und suchen Sie Abos, Stornoregeln und Erinnerungen zum Fixpreis, kann eine schlanke Lösung wie Svich StudioOS passen.

#Wie viele Personen passen in eine Reformer-Lektion?

So viele, wie Sie Reformer haben, nie mehr. Viele Schweizer Studios arbeiten mit sehr kleinen Gruppen; reformclub in Baar begrenzt eine Apparatus-Lektion zum Beispiel auf fünf Teilnehmende.

#Ab welchem Umsatz ist ein Pilatesstudio mehrwertsteuerpflichtig?

Unternehmen mit mehr als CHF 100’000 Jahresumsatz sind in der Schweiz grundsätzlich mehrwertsteuerpflichtig; der Normalsatz beträgt 8,1 %. Ob Ihre Leistungen steuerbar sind, klären Sie mit Ihrer Treuhand.

#Welche Stornofrist ist für Pilates-Lektionen üblich?

Üblich sind 12 bis 24 Stunden. Wer später absagt oder nicht erscheint, verliert die Lektion aus dem Abo. StudioOS ist standardmässig auf 12 Stunden eingestellt, die Frist legen Sie pro Plan fest.

#Was kostet Svich StudioOS für ein Pilatesstudio?

Svich rechnet pro Studio ab: US$49 pro Monat für bis zu 250 aktive Mitglieder oder US$149 pro Monat für unbegrenzte Mitglieder, ohne Einrichtungsgebühr und ohne Vertrag. Eine Offerte in CHF erhalten Sie in der Demo.

#Jetzt testen oder Demo anfragen

Legen Sie Ihre Reformer-Lektionen, Abos und Stornoregeln in StudioOS an, oder besprechen Sie Ihr Studio zuerst mit uns, inklusive Zahlungsarten und CHF-Offerte.

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